Bij Aannemingsmaatschappij Hegeman kostte het verwerken van de reisuren van bouwpersoneel de afdeling HRM zo’n 40 uur per periode van vier weken. Paul Cardol ontwierp voor zijn bachelorscriptie Industrial Engineering and Management aan de Universiteit Twente een nieuw proces met een demo-applicatie. Die brengt die tijd terug naar ongeveer 8 uur.
Hegeman is een bouwbedrijf met ongeveer tweehonderd medewerkers en projecten door heel Nederland. Bouwpersoneel reist in bedrijfsauto’s naar de bouwplaats en carpoolen daarbij vaak. Volgens de cao krijgt een bestuurder de hele rit vergoed. Een passagier krijgt alleen de directe route van huis naar het project vergoed, min een half uur. Daar komen afspraken met de ondernemingsraad bij, bijvoorbeeld voor projecten die gevoelig zijn voor files. Wie onderweg van auto wisselt, is deels bestuurder en deels passagier. Uitvoerders hielden de ritten handmatig bij en HRM rekende alles na met behulp van verschillende bestanden per project. Eerder probeerde Hegeman het proces te automatiseren met het fleetmanagementsysteem InSeeGo, dat ritten met gps-kastjes en persoonlijke tags registreert. Dat werkte alleen als de bezetting van auto’s en projecten steeds gelijk bleef, en dat is bij Hegeman zelden het geval.
Doelstelling en aanpak
De opdracht kwam van CAPE Groep, softwareontwikkelaar en systeemintegrator voor de logistiek en de bouw, en werd uitgevoerd bij Hegeman. Het doel was de verwerkingstijd van reisuren met 80 procent te verlagen: van 40 naar 8 uur per periode van vier weken. Minder administratie geeft medewerkers meer tijd voor hun kernwerk.
Cardol volgde de Design Science Research-methode. Met interviews en observaties bij HRM en uitvoerders bracht hij het huidige proces in kaart. Daarna stelde hij de eisen op en ontwierp hij twee processen: een generiek proces dat ook voor andere bouwbedrijven bruikbaar is, en een versie op maat voor Hegeman. Die laatste werkte hij uit tot een demo-applicatie in het low-codeplatform Mendix. De applicatie gebruikt de ritgegevens uit InSeeGo als basis. Ze groepeert ritten op kenteken en tijd, bepaalt wie bestuurder en wie passagier is, koppelt ritten aan projectadressen en herkent overstappen tussen auto’s. Vervolgens berekent ze de vergoeding volgens de cao en de aanvullende regelingen.
Belangrijkste resultaten
Het onderzoek leverde drie pijlers op voor een efficiënter reisurenproces:
- Data-integratie:Â ritgegevens komen automatisch uit het fleetmanagementsysteem in plaats van uit handmatige invoer.
- Overzichtspagina’s: één centrale plek met alle informatie voor HRM en uitvoerders, in plaats van losse bestanden per project.
- Automatische berekeningen: algoritmen die de reisuren berekenen volgens vaste regels en scenario’s.
De demo-applicatie is getoetst aan een controledataset die HRM handmatig had berekend en gecontroleerd. De uitkomsten klopten voor de verschillende scenario’s. HRM bespaart naar verwachting ongeveer 5 uur per week op berekeningen en 3 uur per week op het zoeken en vergelijken van bestanden. Daarmee wordt de doelstelling van 8 uur per periode gehaald. Ook uitvoerders zijn minder tijd kwijt: zij controleren alleen nog vooraf berekende gegevens en besparen zo 1 tot 1,25 uur per week.
Conclusie en bijdrage
Door handmatige invoer te vervangen door automatische dataverzameling en berekening kan Hegeman de verwerking van reisuren met 80 procent verkorten. De kans op fouten neemt af en HRM kan meer tijd besteden aan strategische taken. De generieke procesbeschrijving maakt de aanpak ook bruikbaar voor andere bouwbedrijven met vergelijkbare cao-regels.
Voor ingebruikname zijn nog stappen nodig. Denk aan een directe koppeling met InSeeGo via een API, efficiëntere code, een koppeling met het boekhoudsysteem 4PS, en training en documentatie voor HRM en uitvoerders. Ook moeten bouwvakkers zich bij elke rit consequent aanmelden met hun tag. Als vervolgonderzoek noemt de auteur een periode waarin het oude en nieuwe systeem naast elkaar draaien en het koppelen van urenregistratie. Een derde idee is de ritgegevens te gebruiken om de CO₂-uitstoot van woon-werkverkeer te berekenen, bijvoorbeeld voor CSRD-rapportages.
Volledige publicatie
De volledige scriptie (Engelstalig) lees je in de repository van de Universiteit Twente: Improving registration for travelling hours.
Meer over het project lees je op de projectpagina van ECOLOGIC.
Mede mogelijk gemaakt door
Dit onderzoek is onderdeel van ECOLOGIC, een programma van de Universiteit Twente over de optimalisatie van bouwlogistiek, gefinancierd door het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en TKI Dinalog. De projectpartners zijn Dura Vermeer, BauWatch, Datacadabra, CAPE Groep, Aannemingsmaatschappij Hegeman en Pioneering.
